Университетская СЭД обработала миллион заданий за три года

08:34, 19 декабря 2016

Время прохождения заданий в вузовской системе электронного документооборота сократилось в 15 раз

С конца 2013 года количество пользователей СЭД возросло до 8,5 тысяч. Фото из открытых источников

Миллионное задание, сформированное первым проректором Уральского федерального университета Дмитрием Бугровым, на прошлой неделе обработала система электронного документооборота (СЭД) вуза.

«Миллион — большая цифра, за ней стоит три года работы по развитию функционала системы, — отмечает проректор УрФУ по информационным технологиям Андрей Полтавец. — Я поздравляю команду, создавшую и сопровождающую СЭД».

Одним из важных параметров для пользователя является время исполнения задания, которое по сравнению с данными 2015 года уменьшилось вдвое, а с момента ввода СЭД в эксплуатацию — в 15 раз, и теперь в среднем составляет 3 рабочих дня. Мониторинг использования системы за три года показал заметное сокращение количества просроченных заданий — в три раза, и среднего времени их просрочки — в 4,5 раза.

Напомним, что внедрение и тестирование новой системы электронного документооборота в УрФУ начались в 2012 году, с 2013 года она начала работать в штатном режиме.

С момента введения в эксплуатацию СЭД изменилась не только количественно, но и качественно, уверены специалисты: число пользователей с конца 2013 года возросло в 16 раз, достигнув 8,5 тысяч, объем базы данных системы составляет почти 300 Гб, количество документов в системе — более 310 тысяч, задач — 700 тысяч.

За период существования СЭД интегрирована со многими информационными системами УрФУ. Интеграция уменьшает время обмена информацией между системами и облегчает работу пользователей, обеспечивая высокую скорость актуализации данных. На сегодня СЭД интегрирована с «1С Предприятием», Вusiness Studio, личными кабинетами сотрудника и студента. На стадии завершения интеграция с системой lib.urfu.ru и Service Desk, в работе — интеграция с учебными сервисами.

Кроме этого, функционал СЭД расширяется, благодаря вводу новых типов документов (например, один из последних — служебная записка о приеме иностранных граждан), проводится оптимизация маршрутов и схем внутреннего взаимодействия, а также создан и развивается учебный курс.