В вузе продолжают развивать систему электронного документооборота

08:32, 19 июня 2023

За 10 лет использования она доказала свою эффективность

Большинство работников вуза воспринимает СЭД как наиболее удобный инструмент для обмена документами. Фото: Илья Сафаров.

В 2023 году исполняется 10 лет, как сотрудники УрФУ пользуются системой электронного документооборота Directum. Зам. директора по ИТ Татьяна Емельянова в свежем выпуске газеты «Уральский федеральный» (№ 11 от 19 июня) рассказала об основных результатах работы системы за этот период и о планах по ее улучшению.

Удобный инструмент

Система электронного документооборота Directum используется в УрФУ с 2013 года. За этого время прошло два обновления — до версий 5.0 и 5.6.1. Помимо базовых компонентов СЭД внедрены модули «Канцелярия», «Управление закупками», «Управление показателями эффективности», «Совещания и заседания». Особенностью использования системы в УрФУ является высокая степень кастомизации СЭД: реализовано 57 маршрутов, отсутствующих в базовой версии системы.

Основными результатами работы Directum за 10 лет можно назвать то, что большинство административных работников воспринимает СЭД как наиболее удобный инструмент для обмена документами и активно пользуется им. СЭД также стала традиционным инструментом контроля исполнительской дисциплины у руководителей. Если приводить цифровые показатели, то в данный момент регулярно используются 72 маршрута, для документов создан 81 шаблон, среднее количество уникальных пользователей (в год) выросло от 358 в 2014 году до 2 500 в 2023-м. Всего в год создается около 260 тыс. документов.

Лидерами по доле охвата сотрудников в СЭД среди институтов УрФУ являются на сегодня три института. На первом месте расположился институт технологий открытого образования (0,57), за ним следуют институт экономики и управления (0,36) и Уральский энергетический институт (0,35). Среди подразделений УрФУ по количеству созданных документов лидируют управление по делопроизводству и общим вопросам (более 17,7 тыс. документов), отдел материально-технического обеспечения (9,9 тыс.), экспериментально-производственный комбинат (4,6 тыс.). По количеству выполненных заданий — планово-финансовое управление (более 42 тыс.) и отдел материально-технического обеспечения (более 40 тыс.).

Пора изменений

Как у любой программы, у «СЭД Directum» есть свои недостатки, среди них зависимость от программного обеспечения Microsoft (как серверного, так и клиентского), отсутствие полнофункциональной веб-версии, необходимость использования настольного клиента, отсутствие удобных инструментов контекстного поиска, применение проприетарного (несвободного) языка разработки (ISBL) и, как следствие, дефицит специалистов на рынке труда. Поэтому дирекция информационных технологий рассматривает возможности по улучшению электронного документооборота в вузе и переход на другие решения. Для этого сформировали перечень сравнительных характеристик и собрали коммерческие предложения вендоров, оценили стоимость эксплуатации и развития, прорабатывается возможность получения обратной связи от организаций, использующих анализируемые СЭД.

Переход на любую из рассматриваемых информационный систем потребует полнофункционального внедрения, адаптации существующих инструкций, документации и обучения пользователей ввиду значительных изменений пользовательских интерфейсов и архитектуры системы. Вне зависимости от выбранного ПО придется заново создавать то, что создано в рамках кастомизации.

Альтернативу Directum выбирают по множеству характеристик. Функциональные: дружественный пользовательский интерфейс, не уступающая функциональность, встроенные средства предпросмотра созданных и согласуемых документов. Ценовые: стоимость внедрения и переноса существующей функциональности, стоимость техподдержки и обновлений. Учитываются и возможность импортозамещения, наличие полнофункциональной веб-версии, поддержка адаптивного режима работы веб-версии и/или полноценного мобильного приложения, возможность самостоятельной кастомизации системы без привлечения вендора, наличие полноценной команды внедрения (аналитики, разработчики, тестировщики). Проект внедрения планируется разработать к 2024 году.

Справка

Следующий номера «Уральского федерального» выйдет 17 июля. Он будет посвящен участию вуза в выставке «Иннопром-2023».